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亿达集团

企业简介

        亿达集团创立于1984年,是集房地产开发、软件园投资运营管理、IT信息服务、IT教育、建筑装修、物业服务、组合机床制造于一体的大型企业集团,共有控、参股企业40余家,职工4000余人,2008年实现销售收入40.07亿元,利润5.8亿元,实缴税金6亿元。 亿达集团每年纳税位居大连市民营企业之首,被大连市政府评定为民营企业纳税额最高企业,大连市房地产开发综合实力状元,荣获全国五一劳动奖状、中国成长企业100强、中国企业公民特殊贡献奖、中国优秀企业公民等荣誉,2006年成为全球首家“世界经济论坛全球成长型公司”会员。

 

管理分析

        为实现集团宏伟的战略目标,大连亿达很早就开始做信息化的工作,并前后上线了一些管理软件,如财务软件、售楼软件等,但随着集团规模的扩大,业务多元化发展,集团信息化管理面临很大挑战,主要存在以下问题: 

■ 功能落后:目前使用的系统都是仅限于本单位网络范围,是适用于中、小型企业使用的软件系统,同时数据库容量较小。尽管初步具备集团化财务的理念,但其可实现功能、开发技术和应用界面与目前的先进水平存在差距,特别是合并报表系统、预算管理系统、资金管理系统都未成型。

■ 迫切需要一个整合的信息化平台的支持,目前大连亿达集团的信息系统仍显零乱,导致集团的财务管理还存在诸多瓶颈,主要表现如下:

● 集团基础管理层面:信息分散、收集共享困难

        集团企业规模庞大,集团内虽然主营业务明确,但包含的其它业务也非常多,个性化业务较多,财务核算虽然有一定的统一标准,但差异仍然较大,到了集团层面,获得的信息主要靠一些固定的管理报表,尚未实现信息的集中管理,获得的信息不细、不深。

● 集团监控层面:没有形成严谨的集团风险管控体系,管控力度薄弱

        集团的财务管理缺乏至关重要的事前管控与事中预警。大连亿达集团虽然已经实现预算编制的集团统一管理,但事中根据预算对经营业绩的评价与控制难以进行。至于事后分析,虽基于年终考核的需要能得到一定的重视,并在年度利润规划的基础上辅以相关的会计资料,但其有效性颇受影响。事中控制甚为薄弱,对整个企业运营执行过程的管控力度有较大影响。

● 在集团决策支持层面:信息收集滞后对决策带来一定影响

        由于信息收集工作量较大,使得信息及时性、完整性有待提高,对于信息的追溯和深度挖掘存在一定的困难。虽然信息化起步较早,已有十多年的数据积累,然而如何充分利用这些数据却缺乏有效的分析工具。

 

解决方案

        为满足业务快速发展的需求,集团实施了金蝶EAS房地产一体化解决方案,其中包括基础资料管理、合同管理、成本管理、售楼管理和租赁管理等。以下是该方案的几个典型应用:

基础资料管理解决方案

■ 统一成本科目体系

        在系统中,通过集团层面(集团虚体)上,统一建立成本科目体系,通过系统中的分配功能,分配给下属公司使用,系统控制下属公司对分配的科目只能使用,不能修改、删除。系统支持无限级次的设置成本明细科目。

■ 合同分类管理

        根据亿达合同分类情况,与房地产项目有关的付款类合同分为:开发成本类、销售费用类。

■ 合同权限管理

        根据亿达现有业务模式,不同业务经办人员分管不同类型的业务合同,系统支持按合同类型进行授权,实现合同信息的权限隔离。

■ 合的编码管理

        合同界面上设定合同编码字段,此编码号即合同归档前,系统通过统一设定的编码规则,在发起人录入合同时,系统自动形成合同在系统内的编号。

■ 房地产项目管理

        项目没有分期,则直接使用统一设定项目编号;

        如果有分期,则编码下设分隔符。

■ 其他基础资料的管理

        系统支持对变更原因、变更类型、专业类型、承包类型等进行统一的设定。

合同管理解决方案

■ 通过金蝶EAS的房地产成本合同管理模块就可以实现房地产合同的全过程信息化管理。

■ 通过合同拆分实现与目标成本科目的连接,实现合同执行过程中的目标成本控制。

■ 通过合同的录入,实现对三方合同、补充合同、战略合同等与房地产业务有关的付款合同进行管理;通过合同分类管理,实现对不同合同的概要信息进行管理;通过合同的重要信息的录入如金额、供应商、是否进入动态成本等要素的录入及上传合同正文的附件等,实现合同信息的全面掌控。 

■ 通过合同的变更管理,实现项目开发阶段中发生的设计变更等变更业务统一管理。

■ 通过合同结算单的录入及审批,实现项目已完工情况的统计及记录。

■ 通过付款申请单的录入及审批,实现合同的付款审批及付款执行控制。

■ 通过无文本合同单的录入及审批,实现房地产项目中没有文本合同类的付款管理。

■ 在录入合同后,经过提交,在多级审批过程中,预置拆分功能,相应拆分人员拆分科目后,将发生的签约成本指定到成本系统中,审批人在审批过程中,即可调出成本信息、以往的签署合同情况,以监控合同是否超目标成本。

成本管理解决方案

■ 搭建集团成本管理信息化平台,实现各项目成本的集中监控,实现各部门之间数据共享

        金蝶EAS产品本身基于多组织架构下开发,通过基础资料不同的共享策略,实现数据的共享与个性化需求,如集团统一设定管控的成本科目级次,下属单位只能在此基础上增加明细科目。通过集团虚体对各个项目成本数据报表的集中展示,实现各项目成本监控。通过各模块之间的无缝连接搭建总体应用平台,实现从可研立项、 招标签约、设计施工、竣工结算的全项目过程管理。

■ 目标成本的编制

        目标成本测算的编制过程可以通过可研测算导入的方式,在可研测算的基础上进行更改形成;也可以重新录入形成,最后自动形成目标成本测算表。

        在编制时系统提供其他已有项目的指标数,供编制目标成本时参考使用。

        通过对成本科目增加说明行的录入,实现对每个成本科目编制预算时的详细依据的内容、指标、量、价进行说明。

        通过原有的目标成本中增加品质列、调整系数列、调整金额列,更加细化各项目的品质特征。

        通过目标成本不同的版本间数据列示,形成数据的差异数,实现项目目标成本测算的对比。

■ 动态成本形成流程

        动态成本是项目实施过程中各个时期体现的预期成本结果,动态成本可以说是实际成本,但不是最后成本。 

        无论当初的目标成本预算的多么准确,在项目实际执行过程中,也会由于各种不同原因导致预算不够准、偏差较大的情况。当发生此类情况时,为了能进一步保证目标成本可核算性,后期预算的准确性、及可控性,就要做待发生调整。即对以后可能超目标成本的金额随时进行动态调整,继而形成动态成本数据。

        系统中提供目标成本的调整功能,可以对某个需要调整的成本科目进行动态调整,同时把数据直接更新到全项目动态成本表中的动态成本列。

■ 目标成本的执行与控制过程

        目标成本的执行与控制过程是通过对合同的订立、变更、结算、付款等环节,实行目标成本的全面控制。

        1、通过合同签订后拆分到成本科目时,形成已发生成本;

        2.通过合同变更调整的变更拆分,体现最新合同动态成本数据。

        合同变更拆分:通过系统中的合同变更的管理,实现对项目的开发过程中发生的各种变更情况的统计及监控。通过合同变更的拆分,也同样登记到“全项目动态表”中已发生的成本。

        3.通过合同结算拆分到成本科目,形成已完工成本。

        合同结算拆分:通过合同结算单的录入,及时对项目已完工情况进行统计。通过系统中对合同结算的拆分,登记全项目动态表中“已完工产值成本”。同时支持多次结算,且每次结算时可以查看此前的所有结算内容。通过系统中设置是否多次结算的参数控制,支持多次结算和一次结算两种模式,同时把结算的累计值自动写到付款申请单上,控制付款金额。具体结算单界面如下:

        4.通过合同付款的拆分,形成实际付款成本。

        合同的付款拆分:系统中通过合同付款的拆分,形成全项目动态成本表中的“已付款”数据。

■ 目标成本-待发生调整: 

        待发生调整针对的是:当一个成本科目的金额目前已超过预算,但后期还有发生时进行待发生调整;当一个成本科目的金额目前虽未超过预算,但估计以后要发生的金额可能要超出剩余的预算金额时,要做待发生调整。

        因此,待发生调整可以确保预算的准确跟进,更有效的对成本进行管控,不使成本体系与预算有太大差异,从而保证目标成本的总控制性。

 

应用价值

■ 建立集团统一的基础资料管理平台,实现集团的规范管理和集中管控。

■ 实现合同分类管理,可以任意设定合同分类级次,不同分类所体现的合同详细信息不同,也可以自定义合同详细信息。

■ 对于合同的查看、修改、删除等权限,可以根据不同的使用部门进行授权,以实现不同部门管辖范围内的合同,只有本部门具有相应的权限。

■ 实现对合同由签订、变更、付款申请、付款审核、付款、结算等事项的全程信息化的管理。

■ 通过付款单据能够自动传入财务系统,实现合同管理系统、成本管理系统与财务系统的集成。

■ 在合同签订及审批时,可以了解到此类业务合同曾经的签约情况,通过系统自动判断是否超过预算。为相关人员进行合同审批提供参考。

■ 围绕房地产开发项目,系统中实现对项目的估算阶段、概算阶段、详细预算阶段形成的成本数据进行管理,并且实现不同版本间的对比分析。

■ 目标成本的执行过程中实现对成本的动态管理,且能对待发生成本进行预测。

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