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 日本电产(大连)有限公司

 

日本电产(大连)有限公司是日本电产集团在中国设立的最初工厂,也是日本电产集团最大的生产基地之一。随着工厂规模不断扩大,员工数量也陆续增至近万人,管理工作变得越来越繁杂。如何对员工进行既精细又高效的管理?这对人力资源部门提出了巨大的挑战。  

 

通过深入谨慎的评估选型,日本电产(大连)有限公司选择了金蝶K/3战略人力资源管理系统(简称“金蝶K/3HR系统”)作为信息化支撑平台,为日本电产搭建了精细、高效的人力资源管理体系。

人事管理:化繁为简,实时监控

日本电产(大连)员工近万人,员工出入、异动、档案变更频繁,人员档案及事务管理工作量非常大。同时,公司要求能实时掌握人员状况,以便进行人工成本及生产能力监控。

针对批量频繁的人员档案及事务管理,K/3HR系统提供了批量新增人员、批量档案维护、批量异动等批处理解决方案,实现了对同类人事业务的快速处理。

通过职员信息报表,可以实时查询了解公司的人力资源状况,包括每个员工的基本信息、学历学位、语言能力、任职情况、薪资、绩效结果、合同签订状况等等,让生产部门能够直接掌握部门员工情况,并根据需要做出相应调整。

 

由于员工数量多,合同管理工作复杂繁琐,随着《劳动合同法》的颁布,为HR人员带来更大的压力。

通过K/3HR系统,首先将全部合同进行分类别管理,大类分为劳动合同和培训协议,对劳动合同,又细分正式合同、劳务合同及返聘合同等,对每个员工的合同,则可按类别进行查询、维护,实现合同的有序管理。

基于《劳动合同法》对劳动合同签订及时性的严格要求,K/3HR系统提供了劳动合同到期预警方案。根据设定规则,对即将到期的合同,系统会提前一定时间通知对应的HR管理人员和部门主管。根据预警通知,进行相应的合同续签准备工作,包括进行续签意向调查、续签考核、公司是否同意续签审批,以及个人是否同意续签的确定等工作。对可以续签的,进入系统进行批量续签处理。对不能续签的,需要及时统计出相关数量和对应岗位,提请公司需要马上进行人员招聘,以保证生产顺利执行。

 

车间的普通员工,经常有反复入职离职现象,对车间正常生产及员工管理都会产生不良影响。为此,公司规定员工离职后在一定期限内不能再入职,对反复离职一定次数的员工则终身不允许再入职。利用K/3HR系统,录入人员入职信息时,系统会自动检测出是否为不允许入职的人员。

 

此外,日本电产的员工安全管理与生产管理并重,利用HR系统对工伤事故进行记录管理,包括工伤发生的时间、地点、事故原因、改进措施等。并定期对员工工伤的原因进行统计分析,为安全管理方面提出改善意见,进一步改进生产作业环境。

 

考勤管理:超越精细,力求精确

在日本电产,用于员工工资计算的考勤数据需要精确到0.01小时,考勤管理要求非常精细。

K/3HR考勤管理中,首先将所有的班次进行精确的时间界定,然后进行班次排定。员工上下班通过考勤机刷卡记录出勤情况。根据硬件考勤机传入的员工考勤刷卡记录、员工休假及出差记录、考勤加班及异常调整记录,形成精确到0.01小时的员工考勤汇总表,然后以此为基础进行员工工资计算。

日本电产不同职级的员工,享受一定额度的带薪年假,在考勤系统中,记录了员工的年假额度、已休假天数、剩余假天数。员工休年假后,系统根据请假申请审批,自动记录已休天数和剩余天数。如果员工当年年假未休完,系统则在年末对未休年假自动结转,对未休部分按规定结算成相应补偿金额发放给员工。

员工加班必须提前委托部门文员在HR考勤系统中提交加班申请,经过部门审批同意后方可执行加班。加班完成后,系统对审批加班申请时间段和员工加班刷卡记录时间段进行对应,两个时间段的重叠部分,作为有效加班时间,并以此计发加班工资或调休,有效实现加班申请单与实际加班的差异控制和时间成本控制。

 

激励管理:完善考核,注重发展

绩效考核是日本电产用于员工奖金或培训激励的重要依据。以前依靠纸质方式进行考核评分,统计工作量大而复杂,考核操作非常困难。

利用K/3HR系统,管理人员可以在系统中对下属员工进行考核评分,HR部门随时监控考核进度。所有评分工作完成后,系统自动统计并汇总得分,省去了手工统计耗费的大量时间。

员工考核结果区分不同的等级。考核完成后,员工的绩效等级数据会自动引入薪资核算系统,并以此为依据进行员工奖金额度计算和发放。

日本电产员工人数众多,员工能力建设工作复杂,很难做到全面管理。为此,日本电产制定了规范操作、重点突出的培训体系。通过K/3HR系统,建立了从培训需求征集、培训计划制定、培训课程选择、培训对象和讲师确定、培训费用及合同管理、培训档案记录等规范的培训运作流程。同时,建立内部培训认证机制,对不同岗位的员工,开发相应的培训认证课程和认证标准,通过认证体系培养出来的骨干员工,可以保送到日本总部进行长期或短期研修。

通过绩效考核与奖励的结合,能力培训与员工职业发展的结合,日本电产为员工提供了短期激励和长期发展相结合的激励管理机制,为日本电产的壮大发展提供了有力保障。

 

 

信息化挑战

l  10000员工集中管理,每天档案录入维护工作量非常大,同时对职员的进出管理需要及时反映,以便企业随时监控其人工成本及相应生产能力。

l  大量合同的维护与管理,包括合同的预警、续签的考核、新劳动合同法带来的压力。

l  要求与企业目前考勤硬件设备相关联,要求快速准确的计算考勤,要求提供规范的考勤纪律管理对假期可支持企业自身设定的假期政策。

l  企业有大量的员工变动,每月平均500人的出、入,对变动要求可进行历史回溯,并可进行历史数据对比分析。

l  员工人数众多,对员工能力建设关系复杂,很难做到全面管理,对培训往往需要内部认证机制。骨干员工外送日本做长期或短期研修。

l  员工进出频繁,对工资福利计算精度要求高,一般精确到0.02小时,对工作有特殊需求,要求及时可及时计算离职及自动按照员工变动自动分段计算工资。

 

解决方案

金蝶K/3战略人力资源管理系统——功能覆盖人事管理、薪酬管理、考勤管理、社保福利、业绩考核、CEO平台、员工平台、经理人平台、招聘选拔、培训发展等;总站点102个。

 

行业特性

l  劳动密集型企业,职员变动比较大;

l  培训业务种类多,牵扯到外派日本研修等事务;

l  对考勤数据的准确性要求比较高

 

 

应用价值

l  以先进人力资源管理设计的组织架构、职务体系、职位体系、职员管理。使公司整体架构符合生产要求,满足管理需求。

l  完善了日本电产的培训体系,将培训内容与实际工作职位要求挂钩,使培训工作系统化。减轻了在培训研修上的工作压力。

l  运用信息技术进行人事管理,使人事管理走上流程化,制度化;减少繁重的事务性工作,逐渐将人事工作向人力资源管理工作过渡。

l  完善并使考勤制度更规范,对假期的额度、加班的控制、调休的处理等方面实现了更细致、更准确、更严格的校验工作。

 

用户评价

“金蝶K/3HR系统依托先进人力资源管理理念设计的组织架构、职务体系、职位体系、职员管理,使公司整体架构符合生产要求,满足管理需求。”

——日本电产(大连)有限公司人事科长  魏敏

 

“金蝶K/3HR系统完善了日本电产的培训体系,将培训内容与实际工作职位要求挂钩,使培训工作系统化,减轻了我们在培训研修上的工作压力。”

——日本电产(大连)有限公司培训担当  夏继云

 

“金蝶K/3HR系统帮助我们运用信息技术进行人事管理,使人事管理走上流程化,制度化,减少繁重的事务性工作,逐渐将人事工作向人力资源管理工作过渡。”

——日本电产(大连)有限公司人事薪资担当  潘晓梅

 

“金蝶K/3HR系统帮助我们完善了考勤制度,对假期的额度、加班的控制、调休的处理等方面实现了更细致、更准确、更严格的校验工作。”

——日本电产(大连)有限公司考勤担当  王瑞

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